Você sabe o que é e para que serve a Gestão Documental e de Arquivos 🤔?
Podemos afirmar que Gestão eletrônica de documentos e arquivos é a tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir o acesso às informações (impressas ou digitais) existentes em documentos de empresas e outras organizações.
Essa tecnologia ganhou força e tornou-se popular na década de 1990 e foi especialmente importante para que as empresas pudessem unificar o gerenciamento de dados dos arquivos disponíveis em servidores e os documentos impressos da área de arquivamento que foram digitalizadas.
Outra funcionalidade desta tecnologia, com sistemas voltados para o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, mapeavam a localização física das informações impressas em grandes organizações, facilitando a busca de documentos. De maneira geral, podemos descrever o GED como um conjunto de processos interligados que possibilita que qualquer empresa administre seus documentos na forma física ou digital.
Esses dados podem estar contidos em documentos impressos ou arquivos, podendo ter origens diversas, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Com o crescimento exponencial do volume de dados armazenados em uma empresa e cada vez com maior necessidade de velocidade nos processos, organizar arquivos e pastas com documentos impressos e eletrônicos tornou-se uma missão extremamente desafiadora.
Com isso, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, incorporando aos arquivos digitalizados informações de indexação conhecidas como metadados.
O que são metadados?
Metadados são ponteiros armazenados junto com o documento digitalizado que fornecem detalhes importantes sobre o mesmo, como o nome do autor, a data de criação, o tamanho, descrição e outras informações que tornam o arquivo mais fácil de ser encontrado em eventuais buscas. Assim, os metadados são muito importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos,pois acrescentam informações que facilitam a busca dos mesmos dentro de
grandes sistemas de armazenamento, seja por cronologia, tópico, palavras-chave ou outras estratégias associativas.
Actualmente, já se encontra disponível o sistema ECM ou Enterprise Content Management, que é considerado uma evolução do GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Quais são os principais objetivos da gestão de eletrônica de documentos?
- Padronizar procedimentos para classificação, transferência, guarda e descarte de documentos
- Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa
- Melhorar a segurança ao acesso das informações
- Proporcionar economia ao racionalizar a produção documental
- Agilizar e melhorar o processo decisório
- Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos
- Preservar o patrimônio documental histórico
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